Rheolwr Cynorthwyol Pafiliwn Grange
Teitl Swydd: Rheolwr Cynorthwyol Pafiliwn Grange
Cyflog: £26,000
Hyd: Contract cyfnod penodol o 12 mis, adolygiad cyflog ac hyd contract yn ddibynnol ar gyllid
Oriau: 37.5 awr yr wythnos
Lleoliad: Pafiliwn Grange, Gerddi Grange, Caerdydd, CF11 7LJ
Dyddiad cau ar gyfer ceisiadau: 9am Dydd Gwener 29 Mawrth 2024
Dyddiad cyfweld: Ym Mhafiliwn Grange.
Am Bafiliwn Grange
Grangetown yw un o wardiau mwyaf Caerdydd, ac yng nghanol yr ardal hon saif Pafiliwn Grange.
Mae Pafiliwn Grange yn ganolfan gymunedol a arweinir gan breswylwyr yng nghanol ward fwyaf amrywiol Cymru. Mae Pafiliwn Grange yn darparu lle fforddiadwy i’w logi, caffi â ffocws cymunedol sy’n cynnig cyfleoedd cyflogaeth a hyfforddiant i bobl ifanc leol, gofod awyr agored bioamrywiol ar gyfer garddio, rhaglenni tyfu tymhorol ac addysg amgylcheddol a chyfleusterau cyhoeddus hygyrch sydd mawr eu hangen yng nghanol parc dinesig boblogaidd.
Mae Pafiliwn Grange yn cael ei arwain gan ein bwrdd CIO (Sefydliad Corfforedig Elusennol), sy’n cynnwys trigolion Grangetown, unigolion o sefydliadau lleol ag arbenigedd allweddol, a gwirfoddolwyr cymunedol. Cawsom ein cyfansoddi yn 2017 a chawsom statws elusen ym mis Mehefin 2018, rydym wedi bod yn gweithio mewn partneriaeth â thîm Porth Cymunedol Prifysgol Caerdydd.
Mae ein hymrwymiad i’n gwerthoedd cymdeithasol yn golygu ein bod bob amser yn chwilio am ffyrdd o roi yn ôl i’r cymunedau rydym yn eu gwasanaethu. Mae gennym gyfle i weithio ar brosiectau arloesol sydd wrth galon un o wardiau mwyaf amrywiol Cymru, gan wneud gwahaniaeth gwirioneddol i fywydau trigolion lleol. Fel cyflogwr cyflog go iawn, rydym wedi ymrwymo i werthfawrogi cyfraniadau a phrofiadau ein cymuned, staff a bwrdd. Rydym yn hyrwyddo amrywiaeth a chynhwysiant ym mhopeth a wnawn, gan annog ceisiadau gan gymunedau heb gynrychiolaeth ddigonol a thrigolion lleol yn Grangetown. Ymunwch â ni i helpu i wneud Grangetown y lle gorau i fyw, gweithio a chwarae ynddo.
Disgrifiad swydd a phwrpas
Mae swydd Rheolwr Cynorthwyol Pafiliwn Grange yn gofyn am unigolyn a all reoli rôl amrywiol yn effeithiol gan ddefnyddio ystod o sgiliau ymarferol a gwasanaeth cwsmeriaid. Gan adrodd i Reolwr Pafiliwn Grange, bydd angen i chi fod yn ddibynadwy ac yn ymroddedig a darparu gweinyddiad effeithlon o archebion, taliadau, anfonebau a thasgau gweinyddol eraill sy’n gysylltiedig â rhedeg Pafiliwn y Grange.
Bydd swydd Rheolwr Cynorthwyol Pafiliwn Grange yn gyfrifol am sefydlu polisïau a gweithdrefnau gweinyddol tymor hir, yn arwain y gwaith gweinyddol o redeg Pafiliwn Grange o ddydd i ddydd i gefnogi Rheolwr Pafiliwn y Grange, gan arwain o ddydd i ddydd pan fydd y Rheolwr ddim ar ddyletswydd, a bydd yn cefnogi Pafiliwn Grange i ddatblygu sefydlogrwydd ariannol hirdymor.
Dyletswyddau a Chyfrifoldebau
Gwasanaeth cwsmer
• Delio ag ymholiadau gan gynnwys; wyneb yn wyneb, e-bost, ffôn a gwefan
• Bod yn bwynt cyswllt cyntaf ar gyfer holl ymwelwyr y ganolfan gymunedol
• Helpu i reoli digwyddiadau a phrosiectau a gynhelir gan Bafiliwn Grange
Archebion
• Cynnal system weinyddol effeithiol a threfnu y system archebu, llogi ac anfonebu
• Goruchwylio rheolaeth y calendr i sicrhau bod pob grŵp yn cael eu cofnodi a’u blaenoriaethu yn unol â hynny
• Ymgynghori â defnyddwyr i sicrhau bod gwasanaethau’n briodol ac yn cael eu harwain gan anghenion; cefnogi llogwyr rheolaidd yn ôl yr angen i alluogi eu grŵp i lwyddo
Gweinyddiaeth
• Sicrhau bod Pafiliwn Grange yn rhedeg yn esmwyth a gan osod cyfrifoldebau clir ar gyfer iechyd a diogelwch a chynnal a chadw.
• Monitro a diweddaru’r gofrestr risg
• Cefnogi’r gwaith o baratoi papurau’r Bwrdd a chynnal perthynas gref ag aelodau’r bwrdd a mynychu cyfarfodydd y Bwrdd pan fo angen
Cyllid
• Goruchwylio codi anfonebau am daliadau llogi ystafell, taliadau siec a dderbyniwyd, a chadw cofnod cywir o’r incwm a dderbyniwyd
• Sicrhau bod yr holl anfonebau a hawliadau ar gyfer cyflenwyr yn cael eu talu mewn modd amserol a bod cofnodion yn cael eu cadw
Cyhoeddusrwydd a Chyfathrebu
• Goruchwylio cynnal a chadw’r wefan a sianeli cyfryngau cymdeithasol
• Rhwydweithio a hyrwyddo Pafiliwn Grange i ddatblygu a chynnal cysylltiadau gyda chefnogwyr presennol
• Meithrin perthnasau gyda chymunedau, grwpiau, unigolion a phartneriaid
• Cefnogi a gweithio ochr yn ochr â’r Rheolwr i drefnu a hyrwyddo gweithgareddau, digwyddiadau a phrosiectau yn ôl yr angen
Cyfrifoldebau Eraill a Gofynion Swydd
• Bydd angen agwedd hyblyg ar ddeiliad y swydd ac efallai y bydd gofyn i weithio ar benwythnosau a gyda’r nos i gefnogi gweithgareddau ym Mhafiliwn Grange.
• Bydd angen cynorthwyo gyda sefydlu digwyddiadau neu ddatgymalu byrddau a chadeiriau i’w storio, felly rhaid i ddeiliad y swydd fod yn weddol ffit ac yn gallu gwneud hyn.
• Ymgymryd â dyletswyddau eraill sy’n gymesur â lefel y swydd
• Mae’r gallu i weithio’n hyblyg ac ymateb i anghenion cyfnewidiol y Ganolfan yn rhan hanfodol o’r rôl hon.
Manylebau Swydd
Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad
1. Profiad o reoli adeilad neu brofiad rheoli mewn swyddogaeth arall
2. Gwybodaeth arbenigol o systemau a phrosesau gweinyddol priodol sy’n gysylltiedig â chyfleuster
rheoli
3. Gallu cynorthwyo gyda systemau a gweithdrefnau swyddfa safonol a thrafod gwelliannau fel
briodol gyda’r Rheolwr
4. Sgiliau/profiad o reoli cyllideb/ariannol
Gwasanaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Gweithio mewn Tîm
5. Y gallu i gyfleu gwybodaeth fanwl a chymhleth yn effeithiol ac yn broffesiynol gyda a
ystod eang o bobl
6. Profiad o reoli gwirfoddolwyr
7. Tystiolaeth o allu i archwilio anghenion cwsmeriaid ac addasu’r gwasanaeth yn unol â hynny i sicrhau bod gwasanaeth o safon yn cael ei ddarparu
8. Cefnogi Pafiliwn Grange wrth gasglu ac ymateb yn rheolaidd i adborth ar brofiadau defnyddwyr y Pafiliwn
Cynllunio, Dadansoddi a Datrys Problemau
9. Tystiolaeth o allu datrys problemau gan ddefnyddio menter a chreadigedd; nodi a chynnig
atebion ymarferol a datrys problemau gydag ystod o ganlyniadau posibl
10. Tystiolaeth o wybodaeth am ddeddfwriaeth a pholisi perthnasol yn ymwneud â rheoli cyfleusterau
Arall
Parodrwydd i ymgymryd â hyfforddiant a datblygiad pellach
Meini Prawf Hanfodol
1. Profiad gwasanaeth cwsmer
Meini Prawf Dymunol (os yn briodol)
1. Unigolyn ymarferol, trefnus gyda sgiliau rheoli amser da gyda profiad o weinyddu
2. Dealltwriaeth/profiad amlwg o Grangetown, ei hanes a’i arwyddocâd diwylliannol
3. Rhuglder yn y Gymraeg, yn ysgrifenedig ac ar lafar
4. Rhuglder mewn ieithoedd eraill a siaredir yn Grangetown
Proses Ymgeisio
1. Anfonwch eich CV a’ch Llythyr Eglurahaol atom (hyd at ddwy ochr A4) yn amlinellu eich dymuniad i ymuno â Phafiliwn Grange a sut yr ydych yn bodloni’r meini prawf ar gyfer y rôl.
2. Dyddiad cau: 9am Dydd Gwener 29 Mawrth 2024
Dychwelwch eich ceisiadau wedi’u cwblhau i Sophey@grangepavilion.wales